En este artículo te llevamos, paso a paso, por todo lo que una orden de trabajo (OT) debería cubrir en un ERP/RPS especializado para fabricantes. En Daemon4, hemos afinado procesos en fábricas muy distintas entre sí (proyectos, discreta y por lotes).

ordenes de trabajo en erp

Qué es una orden de trabajo (y en qué se diferencia de una orden de fabricación)

Una orden de trabajo es el contenedor operativo donde vive la ejecución real de lo planificado: qué vamos a fabricar/reparar, con qué recursos, cuándo, bajo qué estándares y cómo vamos a medir su desempeño. En un ERP/RPS industrial, la OT no es un simple parte: orquesta materiales, capacidad, tiempos, costes, calidad y trazabilidad.

La confusión habitual viene de equiparar orden de trabajo y orden de fabricación. No siempre son lo mismo:

  • Orden de fabricación (OF): orientada a producir un ítem (producto, lote o variante) siguiendo un escandallo (BOM) y rutas definidas. Es típica en fabricación discreta y por lotes.

  • Orden de trabajo (OT): término más amplio; puede cubrir fabricación, mantenimiento, reparación, retrabajos o servicios internos (p. ej., prototipado). En fabricantes, solemos usar OT como entidad madre que incluye casos de OF, pero también otros trabajos no repetitivos.

¿Cómo saber cuándo usar cada una?

  • Si tu foco es producir un artículo conforme a una BOM y rutas estándar, la OF es la protagonista.

  • Si tu foco es ejecutar un trabajo potencialmente único, multipaso o ligado a un proyecto/cliente (con tareas heterogéneas), la OT aporta más flexibilidad.

En ambos casos, la clave es que la OT encaje en el flujo MPS/MRP/APS por arriba y con Planta/MES por abajo. Yo suelo explicarlo así: la OT es el puente entre la promesa al cliente y la realidad de máquina, operario y material. Si falla el puente, se derrumba la trazabilidad y tus costes dejan de tener sentido.

Por qué la Orden de Trabajo es el eje entre planificación (MPS/MRP/APS) y ejecución (planta/MES)

La planificación crea señal; la ejecución la valida o la desmiente.

  • MPS (Plan Maestro): decide qué familias/ítems producir en horizonte medio-largo.

  • MRP: traduce esa señal en necesidades de materiales y, a menudo, propone OF/OT.

  • APS: ajusta secuenciación teniendo en cuenta capacidad finita, calendarios, tiempos de preparación (setup), restricciones de herramientas y compatibilidades.

La OT aterriza estas decisiones: contiene la fecha comprometida, cantidades, nivel de prioridad, versión de BOM y ruta, y la reserva/solicitud de materiales. Desde ahí, Planta/MES reporta consumos, tiempos y paradas.

Buenas prácticas:

  1. Versión bloqueada: congela versión de BOM/ruta al crear la OT; cualquier cambio deviene revisión con auditoría.

  2. Reglas de priorización visibles: FIFO/LIFO, por fecha promesa, por criticidad de cliente, por disponibilidad de material.

  3. Capacidad finita realista: evita el “plan unicornio”. Si APS no considera restricciones reales (turnos, mantenimiento, útiles), la OT nace ya con desviación.

  4. Feedback cíclico: la OT envía datos a MRP/APS (consumos/tiempos reales), corrigiendo estándares y mejorando la próxima corrida.

Cómo se crea una OT industrial: BOM/escandallo, rutas y centros de trabajo

Crear bien una OT es mitad ingeniería, mitad sensatez operativa. Los elementos críticos:

  • BOM/Escandallo: estructura multinivel con cantidades, unidades, alternativas y sustitutos. Define qué materiales y subensambles necesitas.

  • Rutas y operaciones: secuencia de operaciones con tiempos estándar (preparación/ejecución), recursos (máquinas/personas), herramentales y calendarios.

  • Centros de trabajo: capacidades, turnos, costes/hora, colas y OEE objetivo.

  • Documentación adjunta: planos, instrucciones, fotos, checklists; si integras CAD/PLM, el riesgo de usar una versión obsoleta cae en picado.

Decisiones prácticas:

  • Backflush selectivo: para piezas de alto consumo y bajo valor, autoconsumo al reportar la operación final; para ítems críticos (lote/serie), exige scaneo.

  • Límites de scrap: define tolerancias por operación; si se supera, lanza NCR automática y bloquea el avance sin autorización.

  • Parámetros de calidad en línea: no esperes al final; añade puntos de control intermedios con umbrales claros.

Asignación, materiales y compras: disparos desde la OT (compras, subcontratas, reservas WMS)

La OT no solo pide materiales; los mueve. Un RPS industrial debe permitir:

  • Reservas WMS: desde la OT, reserva stock por LPN/ubicación, prepara picking waves y gobierna lotes/series.

  • Compras directas: si un componente no está, la OT genera solicitud de compra con la fecha límite (need-by date) alineada con la operación donde se consumirá.

  • Subcontratación: crea una operación “externa” con su proveedor, plazos, precio y logística (envío/recepción parcial, inspección de retorno).

Consejos de diseño:

  • Planificación hacia atrás (backward): usa la fecha promesa para calcular cuándo debe entrar cada material/servicio.

  • Bloqueos inteligentes: sin material crítico asignado, la operación no puede arrancar (evitas tiempo muerto).

  • Simulación de riesgo: etiqueta OT “en riesgo” si compras/subcontratas exceden umbrales, y notifica a planificadores.

Ejecución en planta: partes, movilidad, backflushing y control de tiempos

Aquí es donde se ganan o se pierden los márgenes. La Orden de Trabajo en planta debería ofrecer:

  • Terminales o app operario: fichajes de inicio/fin, registro de paradas (micro y macro), scrap, retrabajos, fotos y firma digital.

  • Andon digital: señalización visual de estado de OT por centro de trabajo; si un cuello de botella se satura, lo ves en segundos.

  • Backflushing controlado: como comenté, ideal para consumibles; para críticos, escaneo de lote/serie obligatorio.

  • Tiempos en segundo plano: captura automática via IoT cuando sea posible (puente con MES), minimizando interacción del operario.

Errores comunes:

  1. No mostrar qué es éxito: cada OT debe tener objetivos de tiempo y calidad en pantalla.

  2. Abrir múltiples OTs a la vez en el mismo recurso sin reglas: genera mezclas de lotes y errores de trazabilidad.

  3. No gestionar cambios de versión en mitad de la ejecución: si cambia el plano, marca corte de versión visible.

Resultado buscado: fluidez sin papel, reportes fiables y cierre diario de OTs en curso para que el coste no “se pudra” en WIP.

Calidad y trazabilidad dentro de la OT: lote/serie, NCR y auditoría

La trazabilidad no es un PDF final; es genealogía. Para cada OT, registra:

  • Serial/Lote de entradas y salidas, con genealogía hacia arriba (componentes) y abajo (clientes/lotes expedidos).

  • Puntos de inspección en ruta, con planes de control (SPC si aplica) y límites.

  • No Conformidades (NCR): creación inmediata con contención, análisis causa-raíz (8D) y acciones correctivas.

  • Registros auditables: quién cambió qué, cuándo y por qué (razón de cambio).

Trucos que funcionan:

  • Auto-bloqueo de expedición si hay NCR abierta en la OT.

  • Muestreos dinámicos: eleva la frecuencia cuando hay deriva en el proceso.

  • Etiquetado claro a nivel de LPN y unidad para evitar mezcla en almacén.

Costes y desviaciones por OT: estándar vs real, KPIs (OEE, lead time, OTIF)

La razón de ser de la OT es controlar el coste y el servicio.

  • Coste estándar: lo que esperabas gastar (material, mano de obra, máquina, subcontratas).

  • Coste real: lo que realmente consumiste, con scrap, tiempos extras, transportes, etc.

  • Desviación: real – estándar, con explicación por operación y por componente.

KPIs imprescindibles en el tablero de OT:

  • OEE por centro/OT: disponibilidad × rendimiento × calidad.

  • Lead time de OT (planificado vs real).

  • OTIF (On Time In Full) a cliente interno/externo.

  • Tasa de retrabajo/scrap.

  • % coste material vs total y horas por unidad.

Cómo cerramos una OT con sentido:

  1. Conciliación de materiales: nada de “consumos fantasma”; inventario debe cuadrar.

  2. Horas justificadas: si una operación disparó tiempos, pide causa-raíz y determina si actualizas estándar.

  3. Lecciones aprendidas: si el patrón se repite, conviértelo en Kaizen o cambio de proceso.

Fabricación por proyectos vs discreta vs por lotes: qué cambia en la OT

Por proyectos (ETO/CTO):

  • La OT suele nacer ligada a una WBS y a líneas de proyecto.

  • Mucha ingeniería, cambios frecuentes y subcontratas específicas.

  • Control por hitos y desviaciones por paquete de trabajo.

Discreta (series/variantes):

  • BOM y rutas estables; foco en cambio rápido de utillajes, takt time y repetibilidad.

  • Gran valor de APS para secuenciación por familias y setups.

Por lotes/proceso (alimentación, químico, cosmética):

  • BOM como fórmulas con tolerancias, pérdidas y rendimientos.

  • Trazabilidad por lote, control de calidad en línea y requisitos normativos más exigentes (p. ej., HACCP).

La OT debe hablar el idioma de cada modalidad. En Daemon4, adaptamos el objeto OT a estos matices sin perder el hilo conductor de planificación-capacidad-calidad-coste.

Buenas prácticas para implantar Orden de Trabajo en un ERP/RPS sin fricciones

  1. Data readiness primero: limpia maestros (ítems, BOM, rutas, centros, calendarios). Sin esto, la OT arrastra ruido.

  2. Piloto con foco: elige una línea/producto representativo, define metas (lead time, scrap, OEE) y mide antes-después.

  3. Gobernanza de versiones: un comité pequeño aprueba cambios de BOM/ruta; todo cambio deja traza.

  4. Formación de mandos intermedios: son quienes hacen que la OT viva; dales dashboards y autonomía.

  5. Mobile-first en planta: menos teclado, más scaneo/códigos.

  6. Cierres frecuentes: no dejes WIP zombie. Cierre parcial diario y total al completar.

  7. APS con restricciones reales: incorpora turnos, habilidades, herramientas; evita el plan idealizado.

  8. Tira de integraciones: CAD/PLM, MES/IoT, WMS; menos islas, más flujo.

  9. Mide desviaciones como historia: cada OT cuenta algo; captura lecciones y retroalimenta estándares.

  10. Evoluciona con el negocio: si cambia el mix, revisa tu modelo de OT; no te cases con la primera versión.

 

Si estás valorando un ERP/RPS para producción, empieza por definir cómo quieres que viva tu OT. Desde Daemon4, nuestra obsesión es que cada orden cuadre con planta y con finanzas: que lo planificado sea ejecutable y que lo ejecutado sea medible y rentable. Cuando esto ocurre, la OT deja de ser un trámite y se convierte en tu panel de control del negocio.

 

Conoce nuestro software ERP sin compromiso. ¡Infórmate!