¿Qué son las roturas de stock?
Decimos que tenemos rotura de stock cuando no podemos responder a la demanda de un cliente porque no tenemos la mercancía que nos ha solicitado.
En empresas en las que la distribución es parte o total de su actividad, la rotura de stock suele ser uno de los problemas que se dan habitualmente. Y sin embargo, también es uno de los más graves que podemos tener en un almacén, ya que afecta muy negativamente a la imagen de la empresa. Al no poder responder al cliente y realizar la venta tal y como se espera de nosotros, corremos el riesgo de perder ventas e incluso clientes.
Mejora de la efectividad en los canales de distribución
Es importante mantener una buena relación con nuestros proveedores para que tengamos existencias siempre que lo necesitemos. Pero debemos ser conscientes de que esta responsabilidad parte de nosotros. La capacidad de organización que tengamos en nuestro almacén es básica para saber cuándo y cuánto pedir a nuestros proveedores en cada momento.
El almacén no puede convertirse en un cuello de botella, sino que con él hemos de poder dar un valor añadido a nuestro servicio. Para evitar las roturas de stock debemos tener el control pormenorizado sobre la mercancía disponible; es muy importante disponer de información a tiempo real sobre todo lo que hay en stock para realizar el aprovisionamiento en base a datos reales.
Tenemos que ajustar las compras para no tener problemas de stock ni por exceso ni por defecto, y para ello tenemos que conocer, con datos reales y fiables, lo que hay disponible y tener el inventario siempre actualizado.
Además, a veces nos encontramos que, a la hora de preparar un pedido, la mercancía está dañada o caducada. Tenemos que conocer en todo momento no sólo el stock real existente, sino aquel que esté en condiciones para su venta. Esto implica también conocer el stock que ya no es vendible, para no dar con problemas derivados del exceso de mercancías que quedan obsoletas o dañadas en el almacén y, que a la hora de hacer una venta, aparecen como stock disponible cuando en realidad no lo es.
¿Cómo podemos evitar las roturas de stock?
Para poder prestar un buen servicio al cliente tenemos que ser capaces de gestionar correctamente nuestro almacén.
Un buen software de gestión de almacenes nos permite integrar los distintos procesos que se producen dentro del mismo, desde la recepción de la mercancía y pasando por cualquier movimiento: el consumo interno, la fabricación o montaje de productos compuestos, el picking o preparación de pedidos, o las expediciones, entre otros.
En una empresa de distribución, si un cliente hace un pedido y no tenemos la mercancía o ésta no se encuentra en buenas condiciones para su venta, esto supone el aumento de los costes del proceso logístico, además de un punto negativo sobre la imagen de nuestra empresa. En algunos casos, como por ejemplo en almacenes de distribución alimentaria, esto puede resultar en un verdadero problema debido a la caducidad de los productos. Por ello es importante apoyarnos en herramientas informáticas que nos permitan llevar la trazabilidad interna total de nuestros productos, incluyendo también datos como la caducidad.
Un buen software de gestión de almacenes debe ser capaz de:
- Conocer qué mercancía tenemos en cada momento y a tiempo real.
- Saber exactamente dónde se encuentra cada producto.
- Llevar correctamente la trazabilidad interna de productos y subproductos.
- Seguimiento de la fabricación de productos compuestos.
Esto nos permitirá:
- Aumentar la fiabilidad del stock disponible.
- Lograr tener el stock adecuado, lo más justo posible.
- Conseguir un suministro que garantice que nuestro servicio no se va a ver interrumpido.
- Determinar correctamente el «stock de seguridad».
- Evitar el stock inmovilizado.
- Eliminar costes ocultos por capital inmovilizado y/o que va perdiendo valor.
- Eliminar gastos de almacenamiento y deterioro de productos.
- Evitar la obsolescencia de artículos que «se pierden» con el paso del tiempo en el almacén.
- Mejorar la efectividad en los canales de distribución.
Informatizar los procesos en el almacén va a tener un impacto significativo en los gastos de la empresa.