Importar tarifas de proveedor: por qué lleva tanto tiempo y cómo puede ayudar la IA

Te llega la tarifa nueva de un proveedor. A veces es un Excel con treinta columnas; otras, un PDF de ochenta páginas exportado desde otro programa. Lo que viene después es el comienzo de un proceso largo y tedioso: abrir el archivo, entender qué es cada columna, copiar, pegar, revisar y volver a revisar antes de que los precios lleguen al programa de gestión.

Si trabajas con varios proveedores, esa mañana de trabajo se repite varias veces al año. Y casi nunca sale igual dos veces.

Por qué cada tarifa es un mundo

No existe un formato estándar. Un proveedor pone la referencia en la primera columna; otro la mezcla con la descripción. Unos aplican un descuento general y otros uno distinto por familia. Hay quien separa medidas y acabados en columnas propias y quien los escribe todo seguido en el nombre del artículo.

En sectores como el mueble o la ferretería, donde un mismo artículo puede existir en varias medidas, acabados o presentaciones, esas diferencias se multiplican. Una tarifa puede tener miles de líneas, y cada línea esconde alguna particularidad.

Dónde se va el tiempo y dónde se cuelan los errores

Buena parte del tiempo se va en tareas que no aportan nada: adaptar columnas, quitar cabeceras repetidas, separar la referencia de la descripción, comprobar que un descuento no se ha aplicado dos veces. Es un trabajo repetitivo y, por eso mismo, propenso a fallos.

Un precio mal importado rara vez se nota en el momento. Se descubre semanas después, cuando un presupuesto sale con un importe que no cuadra o cuando alguien repasa los márgenes y no entiende por qué ese artículo deja tan poco.

Qué puede hacer la inteligencia artificial en este proceso

La IA no sustituye a la persona que conoce al proveedor, pero sí puede encargarse de la parte más pesada:

• Leer el documento, aunque llegue como PDF o como imagen, gracias al reconocimiento de texto (OCR).
• Interpretar qué es cada dato: qué columna es la referencia, cuál el precio, dónde está el descuento.
• Señalar lo que no encaja, como líneas incompletas o datos que no cuadran, para que no pase desapercibido.
• Proponer una corrección para que la persona la revise.

La clave está en el último paso. La IA propone y la persona decide: nada se da por bueno sin que alguien lo haya mirado. Así se gana tiempo sin perder el control de los precios.

Cuatro consejos para sacarle partido a la importación

1. Pide la tarifa en formato digital siempre que puedas. Un Excel o un PDF generado desde un programa se lee mucho mejor que un documento escaneado.
2. Revisa con más atención la primera importación de cada proveedor. Después, los cambios entre una tarifa y la siguiente suelen ser más pequeños y más fáciles de comprobar.
3. Mantén criterios claros para tus referencias y descuentos. Cuanto más ordenada esté tu base de artículos, más fácil es comparar lo nuevo con lo anterior.
4. Conserva el histórico de precios. Si un precio no te cuadra, poder compararlo con el anterior es la forma más rápida de saber si el error es del proveedor o de la importación.

La IA en los programas de Daemon4

En Daemon4 llevamos tiempo integrando inteligencia artificial en nuestros programas de gestión, y la importación de tarifas de proveedor es uno de los primeros procesos en los que la aplicamos, junto con la lectura de documentos mediante OCR. El objetivo es el que acabamos de describir: que la tecnología haga lo repetitivo y que la persona conserve la decisión.

Seguimos desarrollando nuevas funciones. Si quieres ver cómo funciona en tu sector, en tiendas de muebles o en ferreterías o empresas de distribución, escríbenos y te lo enseñamos. Y si te interesa el enfoque general, lo explicamos en este artículo sobre la IA integrada en los programas de gestión.