Señal, pago a la entrega y cobros parciales: cómo cobrar sin errores en una tienda de muebles

Un sábado por la mañana, una pareja elige un sofá a medida en tu exposición. Dejan una señal para reservarlo, el pedido sale hacia fábrica y, unas semanas después, el sofá llega a su casa y falta cobrar el resto. En medio ha pasado de todo: un cambio de tela, una fecha de entrega que se retrasa, un montador que cobra una parte en la puerta y otra que el cliente prefiere pagar por transferencia.

Cuando llega el momento de saber cuánto se ha cobrado de ese pedido y cuánto queda pendiente, la respuesta no siempre está a mano. Y si hay que preguntarlo, ya hay un problema.

Por qué cobrar en una tienda de muebles no es como cobrar en otro comercio

En una tienda de ropa, el cliente paga y se lleva el producto. En una de muebles la venta se alarga: se cobra al hacer el pedido, a veces cuando llega la mercancía y casi siempre en la entrega. Si el artículo es a medida, el plazo puede ser de semanas, y durante ese tiempo el pedido puede cambiar de importe.

A eso se suma que los cobros se hacen en sitios distintos: en el mostrador, por teléfono, en el domicilio del cliente cuando el equipo de reparto entrega y monta. Cada uno de esos pagos tiene que acabar apuntado en el pedido correcto, por el importe correcto y a ser posible el mismo día. Es mucho pedir si depende de la memoria de alguien o de una nota pegada al albarán.

Los fallos más habituales y por qué cuesta tanto detectarlos

Casi ninguno es grave por sí solo. El problema es que se acumulan y aparecen justo cuando se cierra la caja o cuando hay que reclamar un pago.

Uno de los más comunes es el importe tecleado dos veces. Se escribe el total en el datáfono y después se vuelve a apuntar en el programa. Basta con cambiar un dígito, un 540 que se queda en 450, para que la diferencia salga al final del día y alguien tenga que buscarla.

Otro es el cobro que no llega al pedido. El cliente pagó en tienda, pero nadie lo registró, y días después la oficina llama para reclamar un importe que ya estaba pagado. Tampoco ayuda la señal olvidada: se cobró en su día, pero cuando llega la entrega nadie recuerda cuánto era ni cómo se pagó. Y están los pagos en la entrega, que el equipo de reparto cobra en la puerta pero que llegan a la oficina cuando vuelve a la tienda, o al día siguiente.

Cómo ordenar los cobros sin complicarle la vida al equipo

No hace falta un sistema complejo. Funcionan mejor unos pocos hábitos, mantenidos todos los días:

1. Un único sitio donde ver el estado de cobro de cada pedido. Importe total, lo cobrado y lo pendiente, a la vista de quien atiende al cliente.
2. Registrar cada pago en el momento. Cuanto más tiempo pasa entre cobrar y apuntar, más fácil es que el dato se pierda.
3. Un criterio claro para la señal y el pago final. Que no dependa de cada vendedor: cuánto se pide al reservar, cuándo se cobra el resto y cómo se anota.
4. Revisar la caja cada día, no cada semana. Un descuadre de ayer se encuentra en minutos; uno de hace diez días, en una tarde.
5. Reducir los pasos manuales. Cada vez que un dato se copia de un sitio a otro hay una oportunidad de error.

Si quieres profundizar en cómo un programa de gestión ayuda con los cobros pendientes, lo contamos en otro artículo: cómo un ERP mejora la gestión de cobros y reduce impagos.

El eslabón que suele quedar suelto: el datáfono

Los cuatro primeros hábitos se resuelven con disciplina y un buen programa de gestión. El quinto es distinto, porque el datáfono suele ir por su cuenta: es un aparato independiente del ERP, y lo que pasa en él no llega al pedido a menos que alguien lo apunte.

Cuando el datáfono y el programa de gestión se hablan, el importe no hace falta teclearlo dos veces y el pago queda registrado sin que nadie tenga que acordarse. Menos tiempo en el mostrador, menos errores y una caja que cuadra con más facilidad.

Cobrar con tarjeta desde Expowin con Global Payments

En Expowin ya está disponible esta opción gracias a la integración con Global Payments. Desde el pedido se añade el cobro y se elige la forma de pago; el importe se envía automáticamente al datáfono; el cliente paga con su tarjeta y, cuando la operación se autoriza, el cobro queda registrado en Expowin.

Son menos pasos, menos margen de error y más control sobre lo que se ha cobrado de cada pedido. Si quieres verlo en funcionamiento, puedes solicitar una demo gratuita.

Un pedido de muebles puede tardar semanas en cerrarse. Lo mínimo es que, mientras tanto, nadie tenga que adivinar cuánto se ha cobrado.