Cuando los altos mandos de una empresa escuchan hablar sobre transformación digital, muchas veces terminan con la sensación de haberse tragado una lista de conceptos grandilocuentes y generalistas sin aplicación real para su negocio. Pero, ¿por qué suena tan abstracto eso de la “transformación digital”?
¿Por qué no avanza la transformación digital en mi negocio?
¿Qué es lo que falla? ¿Por qué no conseguimos una transformación digital REAL en la empresa?
Pues, sin ir más lejos, porque muchos de estos supuestos “planes” de transformación digital no avanzan. Y es que muchas veces ni siquiera hay un plan. Si miramos con lupa, detrás del concepto no siempre hay una estrategia. Así, a veces nos ponemos a “cambiar por cambiar”. Algunos proveedores nos pueden convencer de que tener “lo último” en tecnología es la panacea, pero esto, de por sí, no nos lleva a ningún sitio. Cuando “transformamos” un aspecto de nuestro negocio, debemos tener claro para qué lo estamos haciendo. Los cambios han de tener siempre un objetivo claro, y reportar un beneficio ya sea a corto, medio o largo plazo.
Debemos saber por qué y con qué objetivo transformamos un aspecto determinado de nuestra forma de gestión o de la producción: ¿Qué vamos a ganar con este cambio? La transformación digital no debe contemplarse como un concepto abstracto en la organización de una empresa. Todo lo contrario. Debemos definir un PLAN de transformación digital, que será más o menos amplio, pero siempre concreto, medible y con unos objetivos claros.
Aumentando la eficiencia y facilitando los procesos
Cualquier cambio hacia lo digital debe suponer un beneficio real. Es decir, debe facilitar el trabajo, no complicarlo. Ya sabemos que la adaptación al cambio a la hora de implementar un ERP o cualquier otra herramienta digital puede traer consigo rechazo o miedos, pero a la larga la elección de una herramienta ha de dar sus frutos. Una vez adaptados a ella, la nueva forma de trabajar tiene que conseguir simplificar los procesos.
En este sentido, contar con un sistema que englobe todos los departamentos de la empresa, que conecte todos los procesos y los automatice al máximo, y que sea flexible y ampliable resultará fundamental para el éxito de la transformación.
¿Cómo lo hacemos?
Ya sabemos la teoría. Pero, ¿cómo empezamos o continuamos con la transformación digital de nuestro negocio?
En primer lugar, debemos proyectar nuestros esfuerzos en adaptar los procesos que ya funcionan. La digitalización y el uso de los datos pueden suponer una ventaja enorme, sacando todo el partido a la información que nos brinda la tecnología y consiguiendo procesos más rápidos, eficientes y con menos errores.
Otro aspecto clave es actualizar la capacidad de la tecnología que ya utilizamos: a veces ocurre que la empresa crece, pero seguimos utilizando las herramientas tecnológicas que instauramos hace años. Si bien la tecnología puede seguir funcionando, hemos de ser conscientes de la escalabilidad de la misma, y adaptar nuestros sistemas a los nuevos requerimientos. El volumen de trabajo aumenta, y por lo tanto nuestros sistemas han de aumentar también, ya sea en tamaño o en funcionalidades. El objetivo es lograr una mejora continua que aumente cada vez más la rentabilidad de los sistemas digitales en los que invertimos. Mantener nuestros sistemas actualizados resultará clave para que éstos sigan el ritmo de nuestro propio negocio.
Así pues, una buena estrategia digital está orientada no a utilizar nuevas tecnologías por “tener lo último”, sino a facilitar el trabajo y eliminar errores, que son los grandes causantes de los gastos extra en las empresas.
La importancia del proveedor
En el proceso de transformación digital de una empresa gana especial relevancia el proveedor de este tipo de soluciones. Contar con un proveedor competente, serio y experto es básico; es éste el que pone la experiencia y la habilidad para la implantación de tecnologías de automatización o gestión (cloud, Big Data…).
Un buen socio tecnológico guía a la empresa a la hora de probar los cambios a pequeña escala (en un departamento o un área determinada). Asimismo, ayuda a detectar fallos y proponer mejoras antes de extrapolar los avances al resto de áreas y departamentos. Nuestro proveedor ha de facilitarnos además la posibilidad de evolucionar las soluciones tecnológicas con rapidez y flexibilidad, con la gran ventaja de prácticamente no tener que preocuparnos por la infraestructura.
El panorama actual de la transformación digital
La pandemia ha acelerado la adopción de modelos de trabajo en la nube y, en general, la digitalización de procesos. Automatizaciones que antes no acababan de avanzar se realizan ahora con urgencia en pocas semanas. Las soluciones adoptadas, por tanto, han de responder a esta urgencia.
Y es que este nuevo modelo está demostrando su eficacia. Miles de empleados han continuado trabajando en remoto total o parcialmente tras los confinamientos de este último año. Lo cual demuestra que se puede trabajar así y que, de hecho, es ya un nuevo modelo mucho más flexible. Pero este modelo trae también sus retos.
La digitalización necesita de tecnologías prácticas, ágiles y flexibles, que permitan mejorar el flujo de trabajo y, por tanto, la experiencia tanto de empleados como de clientes. El volumen de datos es cada vez mayor, y los sistemas han de evolucionar con ello, con un aumento de la capacidad de almacenamiento y una eficaz gestión de los nuevos modelos interconectados. El proveedor de estas soluciones ha de ser de confianza y brindarnos seriedad y una correcta planificación para la transformación digital de nuestra empresa. La cadena de producción también ha de automatizarse al máximo para agilizar los procesos y aumentar la eficiencia, más si cabe en este contexto en el que ha de prevalecer el distanciamiento social..
La nube como salida a la crisis
La transformación digital y las soluciones en la nube han sido el salvavidas de miles de empresas durante las primeras fases de la pandemia, y ahora se presentan como el motor de la recuperación. La tecnología ha de servir para optimizar el control de costes, aumentar la flexibilidad y mejorar la eficiencia de los procesos.
Uno de los grandes beneficios de la tecnología en la nube es que se adapta sin problemas al crecimiento de la empresa, aumentando o disminuyendo en función de sus necesidades. Así vemos como los empleados trabajan desde distintas localizaciones pero de forma conectada y colaborativa, y que el ritmo de las empresas puede mantenerse activo e incluso aumentar su rentabilidad.
Un último factor clave: las personas
Por último pero no por ello menos importante, los recursos humanos dentro de la empresa son también esenciales para la transformación digital de la misma. La formación de los empleados, su capacitación en las nuevas tecnologías, es más que fundamental para tener éxito en el cambio.
Los trabajadores tienen que conocer el entorno digital, manejarlo y saber sacarle partido a todas las nuevas herramientas. Será nuestro deber aumentar la cultura digital de nuestros empleados: formarles en el uso de las herramientas, aumentar sus habilidades digitales y mejorar su actitud ante el cambio. Que sepan cómo sacar partido y aumentar así la competitividad y la eficiencia de su trabajo. La comunicación interna y el fomento de un entorno colaborativo en este aspecto será también esencial para poder realizar una transformación digital real.
Como hemos visto, la transformación digital es un proceso continuo de automatización de procesos y eliminación de errores o duplicidades de trabajo. Pero no es un concepto abstracto y, para que realmente funcione, ha de contemplarse con un plan que marque objetivos específicos y medibles. ¿Qué persigue tu empresa con su plan de transformación digital? Contacta con nosotros si quieres que te orientemos sobre cómo mejorar procesos en tu negocio.