Balance de situación: qué es y cómo hacerlo

Si diriges una pyme y las finanzas te parecen “demasiado contables”, este artículo es para ti. Te explico qué es el balance de situación con palabras llanas y cómo montarlo paso a paso. En Daemon4 (M4), cuando acompañamos a empresas con su ERP/RPS, empezamos siempre con una lista simple: lo que tienes (activo), lo que debes (pasivo) y lo que es tuyo de verdad (patrimonio). Con esa brújula, no te pierdes.

 

 

Balance de situación: lo que tienes, lo que debes y lo que es tuyo

1.1 La idea de “foto” del negocio

El balance de situación es una foto de tu empresa en una fecha concreta (por ejemplo, 31 de diciembre). No es una película del año —eso sería la cuenta de resultados—, sino un fotograma que muestra:

• Activo (lo que tienes): dinero en caja/bancos, lo que te deben los clientes, el valor de tu almacén, máquinas, furgonetas, ordenadores, locales…

• Pasivo (lo que debes): préstamos, pólizas, deudas con proveedores, impuestos pendientes, nóminas por pagar…

• Patrimonio neto (lo que es tuyo de verdad): capital aportado + beneficios acumulados – pérdidas.

Si lo resumimos con la fórmula mágica:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto.
Tiene que cuadrar siempre. Si no cuadra, hay partidas mal colocadas o datos incompletos.

1.2 Dónde encaja en las cuentas anuales

El balance forma parte de las cuentas anuales que se presentan en el Registro Mercantil. No necesitas ser contable para entenderlo; necesitas orden y criterio. En proyectos con pymes, nosotros usamos el PGC (plan general contable) como mapa: mismas cuentas, misma estructura. Así evitas inventarte cajones.

La estructura sin líos: activo, pasivo y patrimonio neto

2.1 Activo corriente vs no corriente

• Corriente (circulante): se convierte en dinero en menos de un año. Ej.: caja/bancos, clientes por cobrar, existencias (stock).

• No corriente (fijo): se usa durante años. Ej.: maquinaria, instalaciones, vehículos, equipos informáticos, fianzas a largo.

2.2 Pasivo corriente vs no corriente

• Corriente: debes pagarlo en menos de un año. Ej.: proveedores, Hacienda/Seguridad Social, pólizas de crédito.

• No corriente: deudas a más de un año. Ej.: préstamos bancarios a largo, leasings.

2.3 Patrimonio neto

• Capital (lo aportado por socios), reservas y resultado del ejercicio (beneficio/pérdida). Si la empresa gana dinero y lo retiene, crece el patrimonio; si acumula pérdidas, se reduce.

Paso a paso para hacerlo por primera vez (con mini-ejemplo)

3.1 Reúne los datos

• Extractos de bancos y caja.

• Listado de clientes y proveedores con saldos.

• Inventario de existencias valorado.

• Relación de activos fijos (máquinas, equipos) con su amortización.

• Contratos de préstamos y pólizas.

• Impuestos y nóminas pendientes.

3.2 Coloca cada cosa en su sitio

• Lo que se convierte en dinero pronto → activo corriente.

• Lo que dura años → activo no corriente.

• Deudas < 12 meses → pasivo corriente.

• Deudas > 12 meses → pasivo no corriente.

• Capital, reservas, resultados → patrimonio neto.

Supón que el 31/12 tu empresa tiene esto:

Cuadra, así que es coherente.

Cómo comprobar que cuadra (y qué revisar si no)

4.1 Fórmula mágica y cuatro puntos de control

1. Activo = Pasivo + Patrimonio neto. Si no, algo falta o sobra.

2. Bancos: concilia extractos con contabilidad (mismo saldo).

3. Clientes/Proveedores: suma saldos y contrástalos con tus listados reales.

4. Amortizaciones: ¿has pasado el asiento de cierre del año?

4.2 Checklist de revisión rápida

• ¿Clasificaste corto vs largo plazo correctamente (deudas y créditos)?

• ¿El inventario está actualizado y valorado con tu criterio (FIFO, PMP…)?

• ¿Hay periodificaciones (seguros, alquileres) que repartir entre meses?

• ¿Contabilizaste nóminas e impuestos devengados?

• ¿Tienes provisiones si hay facturas dudosas o litigios?

Ratios básicos para mirar la salud: liquidez y endeudamiento

No necesitas una batería de 20 ratios. Con dos irás sobrado:

5.1 Fondo de maniobra (liquidez operativa)

Fondo de maniobra = Activo corriente – Pasivo corriente.
Si es positivo, en general puedes atender pagos del día a día. Si es negativo, vas justo y cualquier retraso de cobro te ahoga.

Mini-lectura del ejemplo:
Activo corriente (20.000 + 40.000 + 25.000) = 85.000
Pasivo corriente (30.000 + 10.000 + 5.000) = 45.000
Fondo de maniobra = 40.000 (positivo) → buena señal.

5.2 Deuda sobre patrimonio (apalancamiento)

Endeudamiento = Deuda total / Patrimonio neto.
Cuanto más alto, más dependes del banco. No hay cifra mágica, pero >1 sostenido puede ser incómodo.

Con el ejemplo: deuda total (30.000 + 10.000 + 35.000 + 5.000) = 80.000
Patrimonio neto = 60.000 → 80.000 / 60.000 = 1,33 (vigila tesorería y márgenes).

Errores comunes y cómo evitarlos (los de todos al principio)

1. Mezclar corto y largo plazo.
   Reglas claras: lo que vence en <12 meses → corriente. El resto → no corriente.

2. No actualizar el inventario.
   Si no valoras bien el stock, el activo se infla o se queda corto. Pasa conteos y revisa obsoletos.

3. Olvidar periodificaciones.
   Seguros, alquileres, licencias… se devengan mes a mes. Ajusta para no “cargar” un mes con todo el gasto.

4. No pasar amortizaciones.
   Tus activos fijos pierden valor con el uso; refleja esa bajada, si no el balance “miente”.

5. Saldos bancarios sin conciliar.
   Extracto ≠ contabilidad = problemas. Concilia cada mes.

6. Provisiones inexistentes.
   ¿Clientes de cobro dudoso? Provisiona para no llevarte sustos.

Plantilla y siguientes pasos: mantenerlo vivo mes a mes

7.1 Frecuencia recomendada

• Mensual: versión “ligera” para gestión (chequear liquidez y deuda).

• Trimestral: balance más completo (ajustes de inventario, provisiones, amortización).

• Anual: cierre formal para cuentas anuales y auditoría si aplica.

7.2 Cómo te ayuda un ERP/RPS sin ser contable (suave)

• Arrastre automático de saldos a cada bloque del balance.

• Conciliación bancaria asistida (menos tiempo en Excel).

• Inventario conectado con compras/ventas/producción (menos descuadres).

• Amortizaciones programadas.

• Plantillas PGC listas para presentar.

El balance no es un monstruo; es una herramienta de control. Si lo mantienes simple, ordenado y periódico, tomar decisiones (comprar, endeudarte, invertir) es mucho más fácil. Y si lo conectas a tu ERP/RPS, el trabajo manual cae y pasas de “cuadrar papeles” a mirar el negocio.