Como evitar ruturas de stock no nosso armazém

O que são as ruturas de stock?

Dizemos que temos uma rutura de stock quando não conseguimos responder à procura de um cliente porque não temos a mercadoria que nos solicitou.

Em empresas em que a distribuição constitui parte ou a totalidade da sua atividade, a rutura de stock costuma ser um dos problemas mais habituais. E, no entanto, é também um dos mais graves que podemos ter num armazém, já que afeta muito negativamente a imagem da empresa. Ao não conseguirmos responder ao cliente e realizar a venda tal como se espera de nós, corremos o risco de perder vendas e até clientes.

Melhoria da eficácia nos canais de distribuição

É importante manter uma boa relação com os nossos fornecedores para termos existências sempre que precisarmos. Mas devemos ter consciência de que esta responsabilidade parte de nós. A capacidade de organização que tivermos no nosso armazém é fundamental para saber quando e quanto encomendar aos nossos fornecedores em cada momento.

O armazém não se pode tornar um estrangulamento; pelo contrário, deve permitir-nos acrescentar valor ao nosso serviço. Para evitar as ruturas de stock, devemos ter um controlo pormenorizado da mercadoria disponível; é muito importante dispor de informação em tempo real sobre tudo o que existe em stock para efetuar o aprovisionamento com base em dados reais.

Temos de ajustar as compras para não ter problemas de stock, nem por excesso nem por defeito e, para isso, temos de conhecer, com dados reais e fiáveis, o que está disponível e ter o inventário sempre atualizado.

Além disso, por vezes deparamo-nos com a situação de, no momento de preparar uma encomenda, a mercadoria estar danificada ou fora de prazo. Temos de conhecer a todo o momento não só o stock real existente, mas também aquele que está em condições de ser vendido. Isto implica também conhecer o stock que já não é vendável, para evitar problemas decorrentes do excesso de mercadorias que ficam obsoletas ou danificadas no armazém e que, no momento de fazer uma venda, aparecem como stock disponível quando, na realidade, não o são.

Como podemos evitar as ruturas de stock?

Para podermos prestar um bom serviço ao cliente, temos de ser capazes de gerir corretamente o nosso armazém.

Um bom software de gestão de armazéns permite-nos integrar os diferentes processos que nele ocorrem, desde a receção da mercadoria e passando por qualquer movimento: o consumo interno, o fabrico ou montagem de produtos compostos, o picking ou preparação de encomendas, ou as expedições, entre outros.

Numa empresa de distribuição, se um cliente faz uma encomenda e não temos a mercadoria ou esta não se encontra em boas condições para venda, isso implica o aumento dos custos do processo logístico, além de um ponto negativo para a imagem da nossa empresa. Em alguns casos, como por exemplo em armazéns de distribuição alimentar, isto pode tornar-se um verdadeiro problema devido ao prazo de validade dos produtos. Por isso, é importante apoiarmo-nos em ferramentas informáticas que nos permitam manter a rastreabilidade interna total dos nossos produtos, incluindo também dados como o prazo de validade.

Um bom software de gestão de armazéns deve ser capaz de:

• Conhecer que mercadoria temos em cada momento e em tempo real.
• Saber exatamente onde se encontra cada produto.
• Manter corretamente a rastreabilidade interna de produtos e subprodutos.
• Acompanhar o fabrico de produtos compostos.

Isto permitir-nos-á:

• Aumentar a fiabilidade do stock disponível.
• Conseguir ter o stock adequado, o mais ajustado possível.
• Conseguir um abastecimento que garanta que o nosso serviço não será interrompido.
• Determinar corretamente o «stock de segurança».
• Evitar o stock imobilizado.
• Eliminar custos ocultos por capital imobilizado e/ou que vai perdendo valor.
• Eliminar custos de armazenamento e deterioração de produtos.
• Evitar a obsolescência de artigos que «se perdem» com o passar do tempo no armazém.
• Melhorar a eficácia nos canais de distribuição.

Informatizar os processos no armazém vai ter um impacto significativo nos custos da empresa.