Rumo à transformação digital (real) das empresas

Quando os quadros de topo de uma empresa ouvem falar de transformação digital, muitas vezes ficam com a sensação de terem engolido uma lista de conceitos grandiloquentes e genéricos sem aplicação real no seu negócio. Mas porque é que isso da “transformação digital” soa tão abstrato?

Porque é que a transformação digital não avança no meu negócio?

O que é que falha? Porque é que não conseguimos uma transformação digital REAL na empresa?

Pois, sem ir mais longe, porque muitos destes supostos “planos” de transformação digital não avançam. E a verdade é que muitas vezes nem sequer existe um plano. Se olharmos à lupa, por trás do conceito nem sempre há uma estratégia. Assim, por vezes pomo-nos a “mudar por mudar”. Alguns fornecedores podem convencer-nos de que ter “o mais recente” em tecnologia é a panaceia, mas isso, por si só, não nos leva a lado nenhum. Quando “transformamos” um aspeto do nosso negócio, devemos ter claro para que o estamos a fazer. As mudanças devem ter sempre um objetivo claro e trazer um benefício, seja a curto, médio ou longo prazo.

Devemos saber porquê e com que objetivo transformamos um determinado aspeto da nossa forma de gestão ou da produção: o que vamos ganhar com esta mudança? A transformação digital não deve ser encarada como um conceito abstrato na organização de uma empresa. Muito pelo contrário. Devemos definir um PLANO de transformação digital, que será mais ou menos amplo, mas sempre concreto, mensurável e com objetivos claros.

Aumentar a eficiência e facilitar os processos

Qualquer mudança para o digital deve representar um benefício real. Ou seja, deve facilitar o trabalho, não complicá-lo. Já sabemos que a adaptação à mudança no momento de implementar um ERP ou qualquer outra ferramenta digital pode trazer rejeição ou receios, mas a longo prazo a escolha de uma ferramenta tem de dar os seus frutos. Depois de nos adaptarmos a ela, a nova forma de trabalhar tem de conseguir simplificar os processos.

Neste sentido, contar com um sistema que englobe todos os departamentos da empresa, que ligue todos os processos e os automatize ao máximo, e que seja flexível e expansível será fundamental para o sucesso da transformação.

Como o fazemos?

Já conhecemos a teoria. Mas como começamos ou continuamos a transformação digital do nosso negócio?

Em primeiro lugar, devemos concentrar os nossos esforços em adaptar os processos que já funcionam. A digitalização e a utilização dos dados podem representar uma enorme vantagem, tirando todo o partido da informação que a tecnologia nos proporciona e conseguindo processos mais rápidos, eficientes e com menos erros.

Outro aspeto-chave é atualizar a capacidade da tecnologia que já utilizamos: por vezes acontece que a empresa cresce, mas continuamos a utilizar as ferramentas tecnológicas que implementámos há anos. Embora a tecnologia possa continuar a funcionar, temos de ter consciência da sua escalabilidade e adaptar os nossos sistemas aos novos requisitos. O volume de trabalho aumenta e, por isso, os nossos sistemas também têm de crescer, seja em dimensão ou em funcionalidades. O objetivo é alcançar uma melhoria contínua que aumente cada vez mais a rentabilidade dos sistemas digitais em que investimos. Manter os nossos sistemas atualizados será fundamental para que acompanhem o ritmo do nosso próprio negócio.

Assim, uma boa estratégia digital não está orientada para utilizar novas tecnologias para “ter o mais recente”, mas sim para facilitar o trabalho e eliminar erros, que são os grandes causadores dos custos extra nas empresas.

A importância do fornecedor

No processo de transformação digital de uma empresa, o fornecedor deste tipo de soluções ganha especial relevância. Contar com um fornecedor competente, sério e especializado é essencial; é ele que aporta a experiência e a competência para a implementação de tecnologias de automatização ou gestão (cloud, Big Data…).

Um bom parceiro tecnológico orienta a empresa na altura de testar as mudanças em pequena escala (num departamento ou numa área concreta). Além disso, ajuda a detetar falhas e propor melhorias antes de estender os avanços às restantes áreas e departamentos. O nosso fornecedor deve ainda proporcionar-nos a possibilidade de fazer evoluir as soluções tecnológicas com rapidez e flexibilidade, com a grande vantagem de praticamente não termos de nos preocupar com a infraestrutura.

O panorama atual da transformação digital

A pandemia acelerou a adoção de modelos de trabalho na nuvem e, em geral, a digitalização de processos. Automatizações que antes não chegavam a avançar realizam-se agora com urgência em poucas semanas. As soluções adotadas, portanto, têm de responder a esta urgência.

E a verdade é que este novo modelo está a demonstrar a sua eficácia. Milhares de colaboradores continuaram a trabalhar remotamente, total ou parcialmente, após os confinamentos deste último ano. O que demonstra que é possível trabalhar assim e que, de facto, se trata já de um novo modelo muito mais flexível. Mas este modelo traz também os seus desafios.

A digitalização precisa de tecnologias práticas, ágeis e flexíveis, que permitam melhorar o fluxo de trabalho e, consequentemente, a experiência tanto dos colaboradores como dos clientes. O volume de dados é cada vez maior, e os sistemas têm de evoluir com ele, com um aumento da capacidade de armazenamento e uma gestão eficaz dos novos modelos interligados. O fornecedor destas soluções deve ser de confiança e oferecer-nos seriedade e um planeamento correto para a transformação digital da nossa empresa. A cadeia de produção também deve ser automatizada ao máximo para agilizar os processos e aumentar a eficiência, ainda mais neste contexto em que deve prevalecer o distanciamento social..

A nuvem como saída para a crise

A transformação digital e as soluções na nuvem foram a tábua de salvação de milhares de empresas durante as primeiras fases da pandemia, e agora apresentam-se como o motor da recuperação. A tecnologia deve servir para otimizar o controlo de custos, aumentar a flexibilidade e melhorar a eficiência dos processos.

Um dos grandes benefícios da tecnologia na nuvem é que se adapta sem problemas ao crescimento da empresa, aumentando ou diminuindo em função das suas necessidades. Assim vemos como os colaboradores trabalham a partir de diferentes localizações, mas de forma ligada e colaborativa, e como o ritmo das empresas se pode manter ativo e até aumentar a sua rentabilidade.

Um último fator-chave: as pessoas

Por último, mas não menos importante, os recursos humanos dentro da empresa são também essenciais para a sua transformação digital. A formação dos colaboradores, a sua capacitação nas novas tecnologias, é mais do que fundamental para ter sucesso na mudança.

Os trabalhadores têm de conhecer o ambiente digital, dominá-lo e saber tirar partido de todas as novas ferramentas. Será nosso dever aumentar a cultura digital dos nossos colaboradores: formá-los na utilização das ferramentas, aumentar as suas competências digitais e melhorar a sua atitude perante a mudança. Que saibam como tirar partido delas e aumentar assim a competitividade e a eficiência do seu trabalho. A comunicação interna e o fomento de um ambiente colaborativo neste aspeto serão também essenciais para conseguir uma transformação digital real.

Como vimos, a transformação digital é um processo contínuo de automatização de processos e eliminação de erros ou duplicações de trabalho. Mas não é um conceito abstrato e, para que funcione realmente, deve ser encarada com um plano que defina objetivos específicos e mensuráveis. O que procura a sua empresa com o seu plano de transformação digital? Contacte-nos se quiser que o orientemos sobre como melhorar os processos no seu negócio.