Fases para implementar com sucesso um ERP na sua empresa

Um software ERP é um sistema criado para assegurar, em última instância, a administração total da empresa. Em geral, os programas de gestão estão preparados para se adaptarem à forma de trabalhar predominante no setor a que se destinam. No entanto, em determinadas ocasiões podem exigir da nossa parte uma certa reestruturação da metodologia de trabalho. Estas mudanças ajudam-nos a tirar o máximo partido do nosso programa e evitam que voltemos a cair na repetição de certos processos, precisamente aquilo que queremos evitar ao implementar o ERP.

É quando alcançamos o equilíbrio entre a nossa “antiga” forma de trabalhar e a metodologia que o ERP nos vai exigir que conseguimos tirar todo o partido do programa. Assim, conseguiremos gerar as vantagens competitivas que procuramos em cada área da nossa empresa.

Para atingir esta meta, devemos fazer uma implementação gradual e bem pensada, na qual envolvamos não só os nossos equipamentos, mas também o nosso pessoal. Esta é uma das chaves do sucesso na implementação do ERP. O pessoal tem de estar devidamente informado sobre o que esta mudança implica, as melhorias que vai trazer ao seu posto de trabalho e o tempo que lhe vai poupar.

Fases para a implementação bem-sucedida de um ERP:

1. Conhecer as necessidades da nossa empresa

   Além de optar por um programa de gestão concreto, devemos ponderar que necessidades queremos cobrir agora e no futuro. Por exemplo, se tivermos uma fábrica de sofás, talvez queiramos implementar um sistema de códigos de barras para identificar rapidamente os produtos em toda a cadeia produtiva e no carregamento dos camiões. Uma boa opção é traçar um plano de implementação com a ajuda do nosso fornecedor de software. Este irá orientar-nos sobre os prazos e as melhores opções para o nosso negócio.

2. Melhorar e normalizar processos. Um processo traumático: preparar-se para a mudança

   Ao implementar o ERP, alguns processos que antes se faziam de forma manual e repetitiva vão desaparecer. Telefonemas constantes, transcrição dos mesmos dados de um sítio para outro… Este tipo de processos simplifica-se ao máximo se a implementação for feita corretamente. Mas, para isso, a primeira coisa de que precisamos é de uma formação adequada dos trabalhadores. E, claro está, da convicção de todos eles de que estas mudanças vão ser para melhor. De pouco serve implementar um ERP se o pessoal não estiver disposto a utilizá-lo.

   Devemos ultrapassar a resistência à mudança. E isso requer um processo prévio em que informemos corretamente os nossos trabalhadores. Assim, a implementação do ERP e a normalização dos processos far-se-ão de uma forma muito mais simples e benéfica para a empresa.

3. Testar o programa
   

   Após uma primeira fase de formação e de contacto com o programa, o mais conveniente é dispor de uma fase de testes. Os trabalhadores devem “mexer” no software de gestão sem medo de errar com uma empresa de teste.

   Mesmo com formação prévia, é impossível apreender a totalidade do programa e as suas milhares de funções. Cada trabalhador vai utilizar sobretudo um número reduzido das ferramentas disponíveis. Terá, portanto, de “habituar-se a elas” pelo método de tentativa e erro. E a melhor forma de assimilar conceitos é testar o programa sem medo.

A implementação de um programa de gestão na nossa empresa será muito mais bem-sucedida se seguirmos estes passos. Além disso, os fornecedores de soluções ERP como a Daemon4 colocam à disposição dos seus clientes planos de manutenção e de suporte. Assim, os nossos clientes têm uma equipa de técnicos à sua disposição para as dúvidas que lhes surjam.