Sinal, pagamento na entrega e pagamentos parciais: como receber sem erros numa loja de móveis

Num sábado de manhã, um casal escolhe um sofá à medida na sua exposição. Deixam um sinal para o reservar, a encomenda segue para a fábrica e, umas semanas depois, o sofá chega a casa deles e falta receber o resto. Pelo meio passou-se de tudo: uma mudança de tecido, uma data de entrega que se atrasa, um montador que recebe uma parte à porta e outra que o cliente prefere pagar por transferência.

Quando chega o momento de saber quanto já foi recebido dessa encomenda e quanto falta, a resposta nem sempre está à mão. E se for preciso perguntar, já há um problema.

Porque é que receber numa loja de móveis não é como receber noutro comércio

Numa loja de roupa, o cliente paga e leva o produto. Numa de móveis a venda prolonga-se: recebe-se ao fazer a encomenda, por vezes quando chega a mercadoria e quase sempre na entrega. Se o artigo for à medida, o prazo pode ser de semanas e, durante esse tempo, o valor da encomenda pode mudar.

A isto soma-se que os pagamentos são feitos em sítios diferentes: ao balcão, por telefone, no domicílio do cliente quando a equipa de distribuição entrega e monta. Cada um desses pagamentos tem de ficar registado na encomenda certa, pelo valor certo e, se possível, no mesmo dia. É pedir muito se depender da memória de alguém ou de uma nota colada à guia de remessa.

As falhas mais habituais e porque custa tanto detetá-las

Quase nenhuma é grave por si só. O problema é que se acumulam e aparecem precisamente quando se fecha a caixa ou quando é preciso reclamar um pagamento.

Uma das mais comuns é o valor digitado duas vezes. Escreve-se o total no terminal de pagamento e depois volta a registar-se no programa. Basta trocar um dígito, um 540 que fica em 450, para que a diferença apareça ao fim do dia e alguém tenha de a procurar.

Outra é o pagamento que não chega à encomenda. O cliente pagou na loja, mas ninguém o registou, e dias depois o escritório telefona a reclamar um valor que já estava pago. Também não ajuda o sinal esquecido: foi recebido na altura, mas quando chega a entrega ninguém se lembra de quanto era nem de como foi pago. E há os pagamentos na entrega, que a equipa de distribuição recebe à porta mas que só chegam ao escritório quando volta à loja, ou no dia seguinte.

Como organizar os pagamentos sem complicar a vida à equipa

Não é preciso um sistema complexo. Funcionam melhor alguns hábitos, mantidos todos os dias:

1. Um único sítio onde ver o estado de pagamento de cada encomenda. Valor total, o recebido e o pendente, à vista de quem atende o cliente.
2. Registar cada pagamento no momento. Quanto mais tempo passa entre receber e registar, mais fácil é perder-se o dado.
3. Um critério claro para o sinal e o pagamento final. Que não dependa de cada vendedor: quanto se pede ao reservar, quando se recebe o resto e como se regista.
4. Rever a caixa todos os dias, não todas as semanas. Uma diferença de ontem encontra-se em minutos; uma de há dez dias, numa tarde.
5. Reduzir os passos manuais. Cada vez que um dado é copiado de um sítio para outro há uma oportunidade de erro.

Se quiser aprofundar a forma como um programa de gestão ajuda com os pagamentos pendentes, explicamos noutro artigo: como um ERP melhora a gestão de cobranças e reduz os incumprimentos.

O elo que costuma ficar solto: o terminal de pagamento

Os quatro primeiros hábitos resolvem-se com disciplina e um bom programa de gestão. O quinto é diferente, porque o terminal de pagamento costuma funcionar por conta própria: é um aparelho independente do ERP, e o que acontece nele não chega à encomenda a não ser que alguém o registe.

Quando o terminal de pagamento e o programa de gestão comunicam entre si, não é preciso digitar o valor duas vezes e o pagamento fica registado sem que ninguém tenha de se lembrar. Menos tempo ao balcão, menos erros e uma caixa que bate certo com mais facilidade.

Receber com cartão a partir do Expowin com a Global Payments

No Expowin esta opção já está disponível graças à integração com a Global Payments. Na encomenda acrescenta-se o pagamento e escolhe-se a forma de pagamento; o valor é enviado automaticamente para o terminal de pagamento; o cliente paga com o seu cartão e, quando a operação é autorizada, o pagamento fica registado no Expowin.

São menos passos, menos margem de erro e mais controlo sobre o que foi recebido de cada encomenda. Se quiser vê-lo a funcionar, pode pedir uma demonstração gratuita.

Uma encomenda de móveis pode demorar semanas a fechar. O mínimo é que, entretanto, ninguém tenha de adivinhar quanto já foi recebido.