Chaves da gestão de inventários para fabricantes e distribuidores

Entre as funcionalidades de um ERP, a gestão de inventários é fundamental para que uma empresa seja capaz de organizar e otimizar os seus recursos e melhorar, portanto, a sua rentabilidade. Uma boa ferramenta de gestão de inventários permitir-nos-á otimizar o planeamento e ter um controlo exaustivo dos níveis de stock disponíveis.

A correta realização dos inventários é fundamental em empresas de distribuição, fabricantes, armazéns e retalhistas, já que disso dependerá serem ou não capazes de controlar e acompanhar os seus custos, vendas e produtos disponíveis.

Vantagens da gestão de inventários através do ERP

A gestão de inventários repercute-se de forma muito acentuada, para o bem e para o mal, em muitos outros aspetos da administração de uma empresa. As soluções ERP avançadas como o dProduction ou o Multiplo integram a gestão de inventários com o controlo da cadeia de abastecimento, o planeamento de recursos ou os sistemas de gestão de armazéns SGA. A combinação das diferentes áreas da cadeia produtiva permite uma melhoria qualitativa dos processos de fabrico e armazenagem.

Uma correta administração de inventários através do ERP ajudar-nos-á em aspetos essenciais para o negócio, como:

1. O controlo de excessos ou faltas de matérias-primas, produtos e subprodutos.
2. A geração automática de encomendas internas e externas.
3. A melhoria do controlo do fluxo de mercadorias no armazém, no fabrico e no transporte.
4. O controlo de existências, movimentos e saídas de stock.
5. O conhecimento atualizado e em tempo real da situação na fábrica e nos armazéns.

No momento de gerir os inventários de forma mais eficiente, rápida e simples, os métodos tradicionais como as folhas de Excel estão hoje totalmente obsoletos. Manter o controlo dos inventários com um sistema moderno e eficaz melhora a capacidade de gestão da empresa e os ritmos de trabalho nos diferentes departamentos, ao fornecer informação real e atualizada a todo o momento.

Funcionalidades mais importantes do sistema de gestão de inventários

A gestão de inventários deve ser capaz de administrar toda a informação sobre movimentos, transferências ou ajustes de mercadoria, transferências entre armazéns e consumo interno, bem como permitir o controlo de quebras de produtos danificados ou fora de validade que ficam no armazém e aos quais é preciso dar saída.

Algumas das funcionalidades mais importantes que o sistema de inventários do ERP deve oferecer são:

• O controlo de existências: permite conhecer o stock nos diferentes armazéns e assegurar que temos à disposição todos os materiais e produtos necessários perante a procura. A gestão de stock proporciona informação em tempo real sobre o percurso da mercadoria. Além disso, permite-nos conhecer a todo o momento o nível de stock dos artigos, bem como evitar ruturas de stock. O sistema deve permitir o acompanhamento através de números de série e lote, bem como a utilização de atributos, códigos de barras e a gestão de números de referência no armazém (SKU).
• A gestão de compras: facilita a emissão e receção de encomendas e a administração das relações com os nossos fornecedores.
• A gestão das encomendas: aumenta o controlo das necessidades de existências para gerar encomendas de forma automática, além de permitir um acompanhamento total das mesmas.

Benefícios do controlo de inventários

O que está armazenado está parado. O que está parado num armazém não só não gera lucro como representa sempre um custo. Na gestão do armazém, a otimização passa por reduzir o stock e orientar o fluxo de mercadoria para a rotação do inventário, minimizando assim os custos de armazenamento.

Um correto sistema de gestão de inventários permite controlar quando chegam as existências e onde são colocadas, além de conhecer cada movimento e devolução. O controlo exaustivo de existências evita gastos desnecessários ao fornecer toda a informação atualizada sobre o stock e os materiais disponíveis, automatizar tarefas e evitar erros e perdas de tempo.

Entre outros benefícios, um sistema ligado às diferentes áreas de controlo do ERP permite conhecer a todo o momento os níveis de stock disponível, as vendas ou a disponibilidade de artigos. Desta forma evitam-se movimentos desnecessários, buscas infrutíferas e inúmeros erros humanos no momento da preparação de encomendas ou da entrega de mercadoria, ajudando a conseguir uma gestão mais eficiente do armazém e das tarefas administrativas ligadas à cadeia de abastecimento. E, em suma, aumentando a rentabilidade do negócio.

Um sistema interligado

A melhoria da gestão de inventários é uma necessidade primordial para as empresas, que afeta direta e muito notoriamente a sua produtividade e rentabilidade. Um bom controlo de inventários pode resolver algo tão fundamental como dispormos a todo o momento de material suficiente para trabalhar, quer falemos de matérias-primas, quer de subprodutos em processo de fabrico. Trata-se de uma tarefa complexa e que influencia enormemente o funcionamento e a eficiência da empresa.

A integração de processos proporcionada pelo ERP, juntamente com um sistema avançado de gestão de inventários, permitir-nos-á ligar a cadeia de abastecimento aos processos de compras, vendas, logística, armazém e produção, obtendo benefícios como:

1. Maior equilíbrio entre oferta e procura.
2. Maior controlo sobre as necessidades de compra.
3. Automatização da receção de existências, armazenamento, devoluções e saídas.
4. Redução de custos por paralisação do fluxo de mercadorias.
5. Identificação da sazonalidade nas vendas dos diferentes produtos no armazém.
6. Aumento da rotação de stock, evitando artigos “estagnados” no armazém.
7. Redução de custos de compras “de emergência” ao ter maior controlo das necessidades.
8. Aumento da monitorização de produtos (controlando aspetos como a sua validade).
9. Redução de quebras, extravios e produtos danificados.
10. Maior rapidez na localização da mercadoria.
11. Melhoria e maior precisão no planeamento de encomendas de reabastecimento.

Um sistema totalmente ligado ajuda a otimizar os níveis de stock máximo e mínimo (ou de segurança), evitando excesso ou escassez de produtos. Da mesma forma, permite realizar vendas e dar uma resposta adequada e rápida aos nossos clientes, ajudando-nos a prever melhor a procura e a melhorar o fluxo de mercadorias. Em suma, prestando um melhor serviço aos clientes.

A gestão de inventários é um processo prioritário que tem um enorme impacto na operacionalidade e rentabilidade da empresa. Não fazer uma gestão correta dos mesmos representa um custo elevado para as empresas.

Na Daemon4 somos fornecedores e implementadores deste tipo de software tanto em Espanha como em Portugal. Além disso, dispomos de uma aplicação web destinada ao trabalho em mobilidade, para poder ter o controlo a partir de qualquer posto da empresa através de dispositivos móveis. Se quer melhorar a gestão de inventários na sua empresa, não hesite e contacte a nossa equipa.