O que traz um gestor documental à proteção de dados?

Um gestor documental dá a garantia de que cada pessoa envolvida no tratamento da informação só acede àquela de que precisa para o seu trabalho. Além disso, facilita a aplicação das medidas de segurança adequadas aos diferentes níveis de dados (básico, médio e alto). E permite também negar o acesso a determinada informação às pessoas não autorizadas.

Além disso, guarda um registo muito detalhado da utilização que os utilizadores com acesso fazem dos dados.

Desta forma podemos saber quem acedeu a um dado e quem o imprimiu, copiou, duplicou ou apagou, por exemplo.

Neste sentido, o gestor documental é uma solução para as empresas que tratam dados em papel de nível médio ou alto. Estas empresas enfrentam um dilema para conciliar as medidas de segurança obrigatórias com a utilização da informação no dia a dia.

Por último, uma vez que toda a informação está em formato eletrónico, é possível incluir a totalidade dos dados na cópia de segurança semanal.

IMPORTANTE

Deve verificar-se o software adquirido para confirmar o nível de segurança que permite cumprir a LOPD.