Conselhos para codificar produtos em lojas de ferragens

Nas lojas de ferragens e pontos de venda de distribuidores industriais, prestar um bom serviço ao cliente implica, entre outras coisas, ser capaz de servir os produtos rapidamente e sem o fazer esperar. Fazer o cliente esperar mais do que o devido simplesmente para localizar um artigo na nossa loja é, hoje em dia, quase inadmissível.

Os clientes são muito exigentes e é provável que não voltem a comprar-nos se os fizermos esperar mais do que a conta. Isto pode ser resolvido codificando os nossos produtos e artigos para os «encontrar» rapidamente através do nosso sistema informático. Mas temos de o fazer da forma correta. Se não tivermos claro o procedimento a seguir na codificação, mais cedo ou mais tarde acabaremos com um sistema totalmente desorganizado que continuará a ser um desastre administrativo e que voltará a traduzir-se em tempos de espera mais longos. Na Daemon4, contamos com uma ferramenta fundamental para evitar este caos: o nosso software de gestão de armazéns ou SGA, que se integra no Multiplo ERP: um programa desenvolvido especificamente para lojas de ferragens e armazéns.

Para que, a longo prazo, o nosso sistema de codificação funcione e seja útil, teremos de deixar claro um conjunto de regras básicas para que todos os trabalhadores codifiquem e agrupem os produtos da mesma forma e da maneira mais clara possível.

Alguns conselhos para codificar corretamente produtos em lojas de ferragens e empresas de distribuição

#1 · Investir tempo na codificação

É importante fazer um trabalho prévio e procurar a melhor forma de codificar os produtos.

Se as esperas na nossa loja incomodam os nossos clientes, provavelmente isso deve-se a uma má resposta do sistema quando tentamos localizar um produto.

Muitas vezes tendemos a dar pouca importância à tarefa de registar os artigos no sistema. No entanto, este processo deveria seguir regras claras para se adequar ao padrão que queremos seguir. Se registarmos os produtos sem prestar atenção aos detalhes, isso resultará em erros e atrasos quando tentarmos localizá-los, já que, mais cedo ou mais tarde, o sistema ficará cada vez mais confuso até se tornar irreconhecível. Já na caixa, quando procurarmos artigos, encontraremos erros de falta de correspondência com o que procuramos: famílias, códigos, produtos, preços, etc.

Por isso, é importante dedicar o tempo e os recursos necessários a esta tarefa. Além de procurar envolver todas as áreas da empresa, para que possam debater e propor ideias de melhoria na organização destas categorias antes de as implementar. Se tivermos em conta todas as áreas, conseguiremos que o critério escolhido seja útil para todos e que tenha maior aceitação entre o pessoal.

#2 · Pensar em como vamos categorizar os artigos

Muitas vezes é encarada de ânimo leve, mas categorizar os produtos de uma loja é uma tarefa importante. Aliás, a forma como o fizermos desde o início vai deixar uma marca profunda no nosso negócio e na sua organização durante anos. Por isso, devemos encontrar a forma de identificar os artigos com coerência e clareza para evitar erros.

Todos os produtos devem estar corretamente estruturados no sistema através de um código e de uma descrição adequados. Além disso, o produto deve ser organizado com base em categorias e hierarquias que nos ajudem a encontrá-lo dentro de famílias de produtos. Os responsáveis por esta tarefa terão de definir regras que identifiquem os produtos da forma mais clara possível. Assim, no futuro, qualquer trabalhador poderá conhecer o método e fazer pesquisas com facilidade e lógica.

Algumas regras a seguir para criar uma boa codificação são:

• Pensar primeiro em quais são as «grandes categorias» da empresa, distinguindo entre produtos para venda, matérias-primas, embalagens, etc.
• Seguir sempre a mesma ordem para descrever os artigos. Por exemplo, primeiro a família, depois o grupo, o modelo, as medidas…
• Definir critérios como o uso de maiúsculas e minúsculas, abreviaturas ou sinais.
• Fixar o código numérico ou alfanumérico a utilizar, bem como o que significará cada segmento do mesmo.
• Definir, se for o caso, códigos para acrescentar descrições adicionais aos produtos.

Também é útil definir certas «restrições» para ajudar o sistema a manter-se organizado. Por exemplo:

• Proibir que um artigo esteja guardado em duas famílias diferentes, ou seja, que um mesmo artigo tenha dois códigos diferentes.
• Impedir que dois artigos tenham a mesma descrição e só se distingam pela descrição adicional. O melhor para agilizar o sistema é que a descrição principal deixe clara a diferença entre ambos.
• Do mesmo modo, devemos evitar o uso de sinónimos para descrever o mesmo tipo de produto. Procuraremos utilizar um conjunto de termos «genéricos» que todos possam associar ao que querem procurar, para o encontrarem rapidamente.

Um conselho: é útil não utilizar números consecutivos na parte do código que indica o artigo. Assim, se no futuro quisermos acrescentar outros artigos a essa mesma família ou grupo, poderemos utilizar os números que deixámos livres para intercalar esses novos produtos. Para isso, podemos definir a numeração dos produtos, por exemplo, de 10 em 10.

#3 · Deixar tudo por escrito

Dispor de um guia para normalizar o sistema de codificação será de grande utilidade.

Por último, é muito importante deixar por escrito, num manual acessível a todo o pessoal, as regras de codificação que definimos. O critério que acabarmos por utilizar terá exigido um importante trabalho prévio e, se não conseguirmos que o pessoal o conheça e o siga, iremos acumulando erros no sistema até que se torne totalmente inútil. Criar um manual simples e insistir no seu cumprimento será de grande ajuda e contribuirá para que a nossa loja se mantenha sempre organizada.

Naturalmente, também é fundamental contar com um equipamento composto por um software de gestão onde introduzir os artigos e, pelo menos, uma pistola ou leitor de códigos. O software deve ser capaz de aplicar filtros de pesquisa de forma eficiente, bem como de atualizar-se em tempo real para uma correta gestão de entradas, saídas, inventários e stock disponível.

Codificar produtos em lojas de ferragens e empresas de distribuição de uma forma organizada e sem erros traduz-se, fundamentalmente, em rapidez na passagem pela caixa. Mas também em consultas mais rápidas e eficazes e numa maior automatização do nosso armazém. Além disso, ao reduzir os erros de identificação e reconhecimento dos produtos no ponto de venda, o atendimento ao cliente torna-se mais ágil.

Na Daemon4 colocamos à sua disposição o Multiplo ERP, o nosso software específico para lojas de ferragens e armazéns, um programa de gestão para distribuidores, 100% na nuvem, que se adapta à medida da sua empresa e integra todas as áreas do negócio. Entre em contacto connosco e descubra como pode melhorar a gestão integral da sua loja de ferragens.