Rutura de stock: causas e como preveni-las

A rutura de stock acontece quando esgotamos as unidades de um produto no nosso armazém. Assim, não o podemos fornecer aos nossos clientes, uma vez que não existem existências armazenadas desse produto. Por vezes, não é necessário esgotar todas as unidades para considerar que existe uma rutura de stock, e podemos “declarar” essa situação quando a quantidade de um determinado produto é muito reduzida.

Uma rutura de stock não só provoca perda de vendas, como também causa uma perda de confiança do cliente e, habitualmente, também aumenta os custos logísticos.

Porque acontece a rutura de stock?

As causas podem ser muito variadas; algumas podemos preveni-las e evitá-las, outras não. Em suma, as causas mais frequentes das ruturas de stock podem resumir-se a:

• Inventário incorreto. A gestão de inventário é fundamental para prevenir qualquer rutura de stock. Se as existências inventariadas não coincidirem com os dados de que dispomos, dificilmente conseguiremos planear de forma correta.
• A procura não foi bem planeada. Devemos fazer estimativas futuras, tendo em conta fatores como a sazonalidade e as datas-chave do nosso setor. As ferramentas de análise de dados são fundamentais neste aspeto.
• Aumento inesperado da procura. É um fator externo que escapa ao nosso controlo. Um exemplo claro é quando um produto concreto aparece nos meios de comunicação e, de repente, a sua procura aumenta bruscamente.
• Falhas de transporte. Mesmo com uma previsão correta, podemos deparar-nos com uma rutura de stock se a mercadoria que temos prevista receber não chegar quando deve.
• Erro humano. Costuma ser o mais habitual quando os processos não estão digitalizados. Quando é uma pessoa, ou várias, que tem de estar atenta a uma multiplicidade de fatores e realizar uma série de tarefas que, por vezes, podem ser alteradas, conduzindo a um resultado que termina numa rutura de stock.

Como prevenir uma rutura de stock?

É fundamental monitorizar o que acontece na empresa a cada momento. O inventário deve estar atualizado em tempo real e devemos prever as datas-chave e possíveis fatores externos que possam fazer variar a procura. Devemos também calcular qual é o nosso stock mínimo e tê-lo disponível.

Neste sentido, um Sistema de Gestão de Armazéns (SGA) torna-se a ferramenta-chave para gerir o nosso armazém e prevenir qualquer possível rutura de stock.

O SGA permite-nos controlar o nosso stock de forma eficiente e automatizada. Além disso, proporciona-nos um histórico da atividade dos nossos produtos: stock, datas de compra, estatísticas, etc. É até capaz de segmentar entre diferentes armazéns e pode mostrar-nos a informação específica de cada um deles, ao mesmo tempo que podemos fazer transferências ou consultar o stock de outros armazéns.

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